Klokkenluiderskanaal

Bij Monex Europa S.L. ("MESL") streven wij ernaar om een uitzonderlijke dienstverlening te bieden, met als doel de beste resultaten voor onze klanten te realiseren. Indien u ontevreden bent over enig aspect van MESL, of dit nu onze producten of diensten betreft, of omdat u van mening bent dat het ontvangen gedrag niet in lijn is met onze waarden en principes, interne regelgeving of toepasselijke wetgeving, moedigen wij u aan dit aan ons kenbaar te maken zodat wij uw zorgen snel kunnen behandelen en de situatie kunnen verhelpen.

Wie kan een melding indienen?

Klokkenluiders, en dus degenen die meldingen kunnen indienen via het Klokkenluiderskanaal, zijn personen die een relatie hebben met de activiteiten van de onderneming, waaronder: werknemers (tijdelijk of vast), stagiaires, sollicitanten, klanten, leveranciers, consultants en vrijwilligers.

Welke incidenten kan ik melden?

Als klokkenluider kunt u vertrouwelijk, en indien u dat wenst anoniem, elke verdenking en/of elk gedrag melden dat mogelijk in strijd is met onze principes en waarden zoals vastgelegd in onze gedragscode, interne regelgeving of toepasselijke wetgevin.

Hoe kan ik een melding doen?

U kunt een melding doen via de volgende klokkenluiderskanalen:

1. U kunt rechtstreeks contact opnemen met uw vaste accountmanager via telefoon of e‑mail.
2. Email: canaldedenuncias.mesl@monexeurope.com
3. Per post, naar het volgende adres:
   T.a.v.: Responsable del Canal Interno de Información
   Torre Picasso. Plaza Pablo Ruiz Picasso 1. 28020, Madrid (Spanje)
4. Online formulier: Formulier invullen
5. Vraag om een persoonlijk of online gesprek met de verantwoordelijke van het interne informatiesysteem.
6. Telefoon: +34 919 032 784

Naast deze communicatiekanalen kunt u ook gebruikmaken van de beschikbare externe meldkanalen.

Wat moet ik in de melding opnemen?

Om een correcte en efficiënte beoordeling van de feiten te waarborgen, dient u duidelijk de volgende informatie te verstrekken:

• Locatie van de gemelde gebeurtenissen;
• Identificatie van de betrokken personen;
• Beschrijving van het gemelde gedrag;
• Uw relatie met MESL;
• Voeg eventuele documenten of bestanden toe die als bewijs kunnen dienen;
• Alle overige relevante informatie die kan bijdragen aan het onderzoek en de oplossing van de situatie.

Welke garanties heb ik als klokkenluider?

U heeft te allen tijde recht op de volgende garanties:

• U kunt anonieme meldingen doen en deze anonimiteit wordt gedurende het gehele proces gewaarborgd.
• Zowel uw identiteit als de informatie die tijdens het proces wordt gedeeld, wordt strikt en volledig vertrouwelijk behandeld.
• De verantwoordelijke van het interne informatiesysteem ontvangt uw melding en voert het onderzoek autonoom, objectief en onafhankelijk van de onderneming en haar overige organen uit.
• Voor zover u de melding te goeder trouw doet, zal het bedrijf geen enkele vorm van represailles nemen tegen de klokkenluider.
• U wordt geïnformeerd over het eindresultaat van het onderzoek door middel van een gemotiveerde beslissing.

Wat is de procedure?

1. Ontvangstbevestiging van de melding

• Zodra wij uw melding hebben ontvangen, bevestigen wij de ontvangst binnen 7 kalenderdagen.
• Wij zullen de verwachte responstermijn aangeven, die maximaal 3 maanden kan bedragen vanaf de bevestiging van ontvangst, behalve in gevallen van bijzondere complexiteit, waarin de termijn met maximaal 3 extra maanden kan worden verlengd.

2. Onderzoek

• De systeemverantwoordelijke zal de zaak onafhankelijk, objectief en onpartijdig analyseren om ervoor te zorgen dat deze eerlijk, zorgvuldig en in overeenstemming met onze regelgevende verplichtingen wordt behandeld.
• Indien de verantwoordelijke van het interne informatiesysteem het noodzakelijk acht om verduidelijking of aanvullende informatie te verkrijgen voor het uitvoeren van het onderzoek, zal hij/zij contact met u opnemen, voor zover dit de vertrouwelijkheid van de procedure niet in gevaar brengt.
• De vertrouwelijkheid van de procedure en uw identiteit, in het geval van een niet-anonieme melding, wordt gedurende het gehele proces gewaarborgd.

3. Eindreactie

Zodra het onderzoek is afgerond, sturen wij u een schriftelijke reactie waarin het volgende wordt toegelicht:

• De details van onze analyse
• De vastgestelde incidenten en de genomen corrigerende maatregelen
• Onze eindbeslissing

Wanneer kan ik een reactie verwachten?

Zodra wij onze analyse hebben afgerond, zullen wij u binnen maximaal drie maanden na de datum van ontvangst van uw melding een schriftelijke reactie sturen met een toelichting van onze motivatie, behalve in bijzonder complexe gevallen waarin een verlenging van maximaal drie extra maanden noodzakelijk kan zijn.

Indien u geen ontvangstbevestiging van de melding ontvangt, begint de termijn 7 kalenderdagen na het indienen van de melding door de melder.

Welke opties heb ik als ik niet tevreden ben met het resultaat?

Naast het klokkenluiderskanaal van de onderneming kunt u onder meer gebruikmaken van de volgende externe meldkanalen om verdachte en/of onregelmatige gedragingen te melden:

• Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.): https://www.proteccioninformante.gob.es/
• De bevoegde regionale autoriteiten of organen
• Banco de España:https://sedeelectronica.bde.es/

Voor meer informatie over onze klokkenluidersprocedure kunt u ons beleid opvragen.